ทำไมต้องรับรองเอกสาร (Legalization) จากประเทศต้นทาง?

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานต่างประเทศ จะไม่สามารถนำมาใช้กับหน่วยงานราชการไทยได้ทันที เพราะต้องผ่านการยืนยันว่าเป็น “เอกสารจริง” โดยมีขั้นตอนหลักคือ:

1. ป้องกันการปลอมแปลง: เพื่อให้หน่วยงานไทยมั่นใจในความถูกต้อง
2. การรับรอง 2 ชั้น: ต้องรับรองจากหน่วยงานต้นทาง และสถานทูต/กงสุลไทยในประเทศนั้นๆ
3. การรับรองในไทย: ต้องนำมาแปลเป็นภาษาไทย และรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล (แจ้งวัฒนะ) อีกครั้ง

ข้อควรระวัง: แม้สถานทูตต่างชาติบางแห่งในไทยจะรับทำเรื่องรับรอง แต่บางประเทศไม่รับรองใบรายได้ หรือมีคิวนัดหมายที่ยาวมากจนทำให้หมดวันวีซ่าได้

รายการเอกสารที่ต้อง “รับรองตัวจริง” ก่อนเดินทางมาไทย

1. เอกสารทั่วไป (สำหรับทุกประเภทวีซ่า)

• พาสปอร์ต: (กรณีต้องติดต่ออำเภอเพื่อทำ คร.22 คู่กับทะเบียนสมรสต่างประเทศ)
• ใบเปลี่ยนชื่อ–นามสกุล: (ถ้ามีการเปลี่ยนแปลง)
• หลักฐานแสดงรายได้: เพื่อยืนยันการรับเงินบำนาญหรือรายได้จากต่างประเทศ

2. สำหรับวีซ่าครอบครัว / ติดตามคู่สมรส (Non-O)

• ทะเบียนสมรสต่างประเทศ
• ใบหย่า: (ถ้ามี)
• ใบมรณบัตรคู่สมรส: (กรณีคู่สมรสเสียชีวิต)

3. สำหรับการจดทะเบียนสมรสในไทย

• หนังสือรับรองโสด (Certificate of Single Status): ต้องขอจากประเทศตนเองเท่านั้น

4. สำหรับวีซ่าครอบครัว (ติดตามบุตร)

• สูติบัตรต่างประเทศ (Birth Certificate)

5. เอกสารการเงิน (เพื่อแสดงต่อ ตม. หรือประกอบวีซ่าเกษียณ)

• หนังสือรับรองรายได้ / เงินเดือน
• Statement ธนาคาร หรือหนังสือรับรองจากธนาคาร
• Pension Statement (กรณีเกษียณ)
• หนังสือรับรองการทำงาน / สัญญาจ้าง (ถ้ามี)

ขั้นตอนการรับรองเอกสารให้ถูกกฎหมายไทย

เพื่อให้เอกสารมีผลบังคับใช้ได้ในประเทศไทย ควรเรียงลำดับขั้นตอนดังนี้:

ขั้นที่ 1. เอกสารต้นฉบับ: ขอเอกสารตัวจริงจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในประเทศต้นทาง

ขั้นที่ 2. รับรองในประเทศต้นทาง: นำไปรับรองที่ กระทรวงการต่างประเทศ ของประเทศนั้น หรือผ่าน Notary Public (บางประเทศต้องทำ แต่บางประเทศไม่ต้องทำ ให้ถามสถานทูตไทย)

ขั้นที่ 3. รับรองสถานทูตไทย: นำเอกสารที่ผ่านข้อ 2 มาให้ สถานทูตไทย/กงสุลไทย ในประเทศนั้นรับรอง (ควรสอบถามสถานทูตก่อนว่าต้องทำมั้ย)

ขั้นที่ 4. แปลเอกสาร: เมื่อถึงไทย ให้แปลเป็นภาษาไทย (หรืออังกฤษตามที่ ตม. กำหนด แต่หากติดต่ออำเภอต้องเป็นภาษาไทยเท่านั้น)

ขั้นที่ 5. รับรองคำแปล: นำเอกสารและคำแปลไปรับรองที่ กรมการกงสุล ในประเทศไทย

ขั้นที่ 6. พร้อมใช้งาน: เอกสารสมบูรณ์พร้อมยื่นขอวีซ่าหรือทำธุรกรรมราชการ

คำแนะนำเพิ่มเติม

✅ตรวจสอบภาษา: การติดต่อหน่วยงานท้องถิ่น (อำเภอ) เอกสารที่เป็นภาษาต่างประเทศต้องแปลเป็นไทยและรับรองเท่านั้น

✅วางแผนล่วงหน้า: ควรยื่นขอวีซ่าออนไลน์ (E-Visa) มาก่อนเข้าไทย และดำเนินการรับรองเอกสารไปพร้อมๆ กัน

✅อย่ารอทำในไทย: การมาทำเรื่องทุกอย่างในไทยขณะถือฟรีวีซ่า (Visa Exemption) มีความเสี่ยงสูงที่เวลาจะไม่พอ

Why is “Legalization” Necessary?

Thai government agencies (Immigration and District Offices) cannot verify the authenticity of foreign-issued documents on their own. To be accepted, your documents must undergo a formal verification process to:

• Prove Authenticity: Ensure the document is not a fake.
• Double Legalization: Usually involves certification by both your home country’s authorities and the Thai Embassy/Consulate in that country.
• Final Thai Validation: Once in Thailand, documents must be translated and certified by Department of Consular Affairs, Chaeng Watthana.

Warning: While some foreign embassies in Thailand offer legalization services, many do not (e.g., they may not certify income letters). Furthermore, long appointment wait times can cause you to overstay your initial entry visa.

Documents Requiring Legalization Before Arrival

1. General Documents (All Visa Types)

• Foreign Passport: Specifically for those contacting a Thai District Office (Amphur) to record a foreign marriage (Kor Ror 22).
• Change of Name/Surname Certificate: (If applicable).
• Income/Pension Statements: To prove financial self-sufficiency.

2. Marriage / Spouse Visa (Non-O)

• Marriage Certificate: (Foreign issued).
• Divorce Certificate / Death Certificate of Spouse: (If applicable).

3. Getting Married in Thailand

• Affidavit of Freedom to Marry / Certificate of Single Status: Must be legalized from your home country.

4. Family Visa (Dependents/Children)

• Birth Certificate: (Foreign issued).

5. Financial Evidence (For Immigration Review)

• Employment Contract (If applicable).
• Income Certificate / Salary Slip.
• Bank Statements / Bank Guarantee Letter.
• Pension Statements.

Step-by-Step Legalization & Translation Process

Step 1. Original Issue: Obtain the original document from the relevant authority in your home country.

Step 2. Domestic Certification: Have the document certified by your Ministry of Foreign Affairs or a Notary Public. (Required for some countries only. Check with the Royal Thai Embassy.)

Step 3. Thai Embassy Legalization: Bring the certified document to the Royal Thai Embassy or Consulate in your country for their official stamp. (Check with the Royal Thai embassy for their requirements).

Step 4. Translation: Once in Thailand, have the documents translated into Thai. (While Immigration may accept English in some cases, District Offices/Amphur strictly require Thai).

Step 5. MFA Certification in Thailand: Submit the original and the translation to the Department of Consular Affairs (MFA) in Thailand for final certification.

6. Ready for Submission: Your documents are now officially recognized for visa applications or marriage registration.

Tips for a Smooth Transition

✅Translation Matters: Always use a certified translation service in Thailand to ensure the wording meets the Department of Consular Affairs’ standards.

✅Apply Online First: Consider applying for an E-Visa before entering Thailand while simultaneously processing your document legalization.

✅Timing is Key: Do not wait until you arrive on a Visa Exemption stamp to start this process. Many people run out of time and are forced to leave the country.