การกรอกใบสมัครคือ “หัวใจสำคัญที่สุด” เพราะข้อมูลทุกอย่างในเอกสารอื่นๆ จะต้องอ้างอิงและตรงกับใบสมัครทั้งหมด เช่น ชื่อ-นามสกุล, เบอร์โทรศัพท์, วันเดินทางเข้า-ออกประเทศ (นับจากวันถึงประเทศปลายทาง ไม่ใช่วันออกจากไทย)

ระบบใบสมัครหลักๆ มี 2 แบบ:

• ระบบออนไลน์: จำเป็นต้องทำเป็นอันดับแรกๆ เพราะบางประเทศ (เช่น ฝรั่งเศส, เบลเยียม) ต้องกรอกใบสมัครให้เสร็จสิ้นก่อน จึงจะไปกดจองวันนัดหมายยื่นวีซ่าได้
• ระบบออฟไลน์ (ดาวน์โหลดมาพิมพ์หรือเขียนด้วยมือ): แบบนี้จะยืดหยุ่นกว่า จะกรอกเมื่อไหร่ก็ได้

ข้อแนะนำ: ไม่จำเป็นต้องกรอกให้เสร็จสมบูรณ์ร้อยเปอร์เซ็นต์ในรอบเดียว ช่องไหนยังไม่แน่ใจให้เว้นไว้ก่อน แต่การเริ่มกรอกจะทำให้เรามองเห็นภาพรวมทันทีว่าต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง

ทำต่อเนื่องหลังจากเริ่มกรอกใบสมัคร (ขึ้นอยู่กับกรณีของแต่ละบุคคล):

• ผู้ที่จำเป็นต้องทำ: คนที่ยื่นวีซ่าเยี่ยมเยียน, คนที่ออกค่าใช้จ่ายเองแต่นำเสนอรายได้เข้าใจยาก หรือคนทำอาชีพอิสระ (Freelance)
• ประโยชน์: ช่วยกำหนดทิศทางเอกสารทั้งหมด เพราะเอกสารทุกอย่างที่ 제출 จะต้องตรงกับสิ่งที่เราชี้แจงไว้ในจดหมายแนะนำตัว

เมื่อเห็นภาพรวมจากใบสมัครและจดหมายแนะนำตัวแล้ว ให้ทำการจองวันนัดหมายผ่านศูนย์ยื่นวีซ่าหรือสถานทูต โดยต้องมั่นใจว่าวันเวลานั้นเราจะสามารถเตรียมเอกสารที่เหลือได้ทัน

(ยกเว้นคนที่รีบเดินทางจริงๆ เหลือเวลาอีกแค่ 2–3 สัปดาห์ อาจจำเป็นต้องรีบจองวันนัดหมายก่อนเป็นอันดับแรก)

ไปดาวน์โหลดรายการเอกสาร (Checklist) จากเว็บไซต์ศูนย์ยื่นวีซ่าหรือสถานทูต แล้วเริ่มเก็บเอกสารตามลำดับ ดังนี้:

1. เอกสารเกี่ยวกับการทำงาน: ใบรับรองการทำงาน, หนังสือจดทะเบียนบริษัท (ถ้ามีธุรกิจส่วนตัว)
2. เอกสารส่วนตัว / ทะเบียนราษฎร์:
   • ทะเบียนบ้าน: เป็นเอกสารยืนพื้นสำคัญที่ควรส่งทุกคน (โดยเฉพาะหากเป็นเจ้าบ้าน จะช่วยยืนยันภาระผูกพันว่ามีบ้านและต้องเดินทางกลับประเทศ)
   • เอกสารอื่นๆ: ใบเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล, ทะเบียนสมรส, ใบหย่า, สูติบัตรบุตร (ถ้าต้องการอ้างอิง)

กรณีวีซ่าท่องเที่ยว:

• แผนการเดินทาง (Itinerary) & การจองโรงแรม: ควรเริ่มทำเป็นลำดับหลังๆ เพราะไม่ควรจองล่วงหน้านานเกินไป เนื่องจากมักต้องให้ข้อมูลบัตรเครดิตไว้
• ใบจองตั๋วเครื่องบิน (Flight Reservation): ทำพร้อมๆ กับแผนการเดินทาง เพื่อให้ วัน-เวลา ลงเครื่องและบินกลับ ตรงกับในใบสมัคร

กรณีวีซ่าเยี่ยมเยียน:

• เอกสารจากผู้เชิญ: ให้ผู้เชิญเตรียมฝั่งนู้นให้เรียบร้อย
• หลักฐานความสัมพันธ์: รูปถ่ายคู่กันตอนเขามาหา หรือประวัติการคุยการคอล (หากยังไม่มี ให้เริ่มคุยและแคปหน้าจอเก็บไว้ตั้งแต่วันนี้)
• ใบจองตั๋วเครื่องบิน: ทำทีหลังได้ แต่ต้องตรงกับวันเดินทางในใบสมัคร

วีซ่าเชงเก้น (Schengen Area): บังคับให้ต้องมีประกันภัยการเดินทาง ให้ซื้อเป็นลำดับท้ายๆ เพื่อความแน่นอนเรื่องการจ่ายเงิน

วีซ่าประเทศอื่นๆ: เช่น อังกฤษ, ออสเตรเลีย, แคนาดา ไม่ได้บังคับ

หลายคนมักเข้าใจผิดไปขอสเตทเม้นท์ย้อนหลัง 3 เดือนไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งเป็นวิธีที่ไม่ถูกต้อง

• ทำไมต้องทำหลังสุด? เอกสารการเงินต้องมีความเป็น ปัจจุบัน มากที่สุดก่อนวันยื่นวีซ่า หากขอไว้ล่วงหน้านานเกินไป (เช่น ยื่นสิงหาคม แต่ใช้สเตทเม้นท์ที่ขอตั้งแต่กรกฎาคม) สถานทูตจะมองว่าน่าสงสัยหรือมีอะไรปกปิดในช่องว่าง 1 เดือนนั้น
• ระยะเวลาที่แนะนำ:
  • กรณีออกค่าใช้จ่ายเอง (ท่องเที่ยว): ควรปรับสมุดและขอสเตทเม้นท์ล่วงหน้า ไม่เกิน 3–7 วัน ก่อนวันยื่นจริง (ส่วนตัวแนะนำประมาณ 3 วันก่อนยื่น)
  • กรณีเยี่ยมเยียน (มีผู้เชิญรับรอง): ขอไม่เกิน 7 วันก่อนยื่น เพื่อยืนยันว่ามีรายได้/อาชีพตรงตามที่แจ้งจริง
• คำเตือนเรื่องการยัดเงินก้อนใหญ่: ห้ามโอนเงินก้อนใหญ่เข้าบัญชีก่อนยื่นวีซ่าเด็ดขาด สถานทูตไม่ได้ดูแค่ยอดเงินคงเหลือ แต่เขาดูความสอดคล้องของรายได้ หากมีเงินโอนเข้ามาผิดปกติโดยไม่อาจระบุที่มาได้ วีซ่ามีโอกาสโดนปฏิเสธสูงมากเพราะขาดความน่าเชื่อถือ (หากจำเป็นต้องมีเงินโอนเข้า ต้องเขียนจดหมายชี้แจงที่มาของเงินให้ชัดเจน)