แม้ว่าจดหมายแนะนำตัวจะไม่ใช่เอกสารบังคับตามรายการ (Checklist) ของสถานทูตหรือศูนย์รับยื่นวีซ่า แต่ถือเป็นเอกสารที่มีความจำเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะ วีซ่าเยี่ยมเยียน ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

1. อ้างอิงเอกสารของผู้เชิญเป็นหลัก: ผู้ขอวีซ่าเยี่ยมเยียนหลายคนอาจไม่ได้มีศักยภาพทางการเงินสูง บางคนไม่ได้ทำงานประจำ หรือมีรายได้ไม่แน่นอน ซึ่งวีซ่าประเภทนี้เปิดโอกาสให้ผู้ที่มีโอกาสน้อยได้เดินทางไปต่างประเทศโดยอาศัยการการันตีจากผู้เชิญ
   
2. สร้างความเชื่อถือเรื่องความสัมพันธ์: หากสถานทูตไม่เชื่อถือในความสัมพันธ์ระหว่างเรากับผู้เชิญ เขาก็จะไม่ดูเอกสารของผู้เชิญเลย เพราะอาจมองว่าเป็นการแอบอ้างหรืออุปโลกน์ขึ้นมา
   
3. เป็นตัวเชื่อมโยงเอกสารทั้งหมด: จดหมายแนะนำตัวไม่ใช่สิ่งที่ทำให้วีซ่าผ่านได้ด้วยตัวเอง แต่เป็นสื่อกลางที่อธิบายให้เจ้าหน้าที่เข้าใจได้ง่ายขึ้นว่า เราเป็นใคร ทำงานอะไร จะไปทำอะไร ผู้เชิญคือใคร มีความสัมพันธ์กันอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย และทำไมเราถึงจะเดินทางกลับประเทศไทยอย่างแน่นอน

การเขียนจดหมายแนะนำตัวก่อนเป็นขั้นตอนแรก จะช่วยให้เราเข้าใจภาพรวมทั้งหมดและรู้ว่าต้องเตรียมเอกสารอ้างอิงอะไรบ้างให้สอดคล้องกับสิ่งที่เราเขียนลงไป

• กรณีทำงานประจำ: อธิบายว่าทำอาชีพอะไร ตำแหน่งอะไร มีหน้าที่อะไร และมีรายได้เดือนละเท่าไหร่ ซึ่งต้องสัมพันธ์กับรายการเดินบัญชี (Bank Statement) ที่มีเงินเดือนโอนเข้าจริง โดยสามารถใช้ขยายความจากใบรับรองการทำงานได้

• กรณีทำธุรกิจส่วนตัว: เอกสารทางธุรกิจ เช่น ทะเบียนบริษัทหรือทะเบียนการค้า มักไม่ได้ระบุรายละเอียดงานอย่างชัดเจน การเขียนจดหมายแนะนำตัวจึงสำคัญมากเพื่อชี้แจงว่าเราทำธุรกิจเกี่ยวกับอะไร พร้อมแนบรูปถ่ายการทำงาน เอกสารประกอบธุรกิจ และหลักฐานรายได้ที่สอดคล้องกับบัญชีธนาคาร

• กรณีเป็นแฟนกัน: อธิบายว่ารู้จักกันได้อย่างไร ผู้เชิญเคยมาประเทศไทยบ่อยแค่ไหน แต่ละครั้งทำกิจกรรมอะไรด้วยกันบ้าง ซึ่งสามารถพิสูจน์ได้จากตราประทับเข้าเมืองในหนังสือเดินทางของผู้เชิญ และรูปถ่ายยืนยันความสัมพันธ์

• กรณีเป็นญาติ: ระบุว่าเป็นญาติฝ่ายไหน มีหลักฐานทางราชการเชื่อมโยงถึงกันหรือไม่ หากเป็นญาติห่างๆ ที่ไม่มีเอกสารเชื่อมโยง ให้ใช้รูปถ่ายที่เคยถ่ายร่วมกันตอนมาเยี่ยมเยียนในไทยเป็นหลักฐานประกอบ

• เหตุผลการเชิญ: ระบุวัตถุประสงค์ทั่วไป เช่น พาไปทำความรู้จักครอบครัว เยี่ยมเยียน หรือท่องเที่ยวร่วมกัน

• การรับผิดชอบค่าใช้จ่าย: แม้ผู้เชิญจะต้องทำจดหมายเชิญ (Invitation Letter) อยู่แล้ว แต่ในจดหมายแนะนำตัวของเราก็ควรรักษาความชัดเจนโดยระบุให้สอดคล้องกันว่า ผู้เชิญเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมด หรือออกให้แค่บางส่วน (เช่น ค่าที่พัก ค่าตั๋วเครื่องบิน หรือเงินติดตัว)

ถือเป็นหัวข้อที่สำคัญมากที่สุดหัวข้อหนึ่ง เพื่อยืนยันว่าเราจะไม่หลบหนีเข้าเมืองอย่างผิดกฎหมาย โดยต้องระบุเหตุผลและความยึดโยงที่มี พร้อมแนบเอกสารอ้างอิง เช่น:

• ภาระครอบครัว: ต้องกลับมาดูแลพ่อแม่ที่แก่ชรา หรือกลับมาดูแลลูกที่ยังเล็กและยังเรียนไม่จบ (ต้องแนบสูติบัตรของลูก)
• ภาระด้านสุขภาพ: มีนัดหมายการรักษาพยาบาล (ต้องแนบใบนัดแพทย์)
• ภาระด้านทรัพย์สินและอาชีพ: มีทรัพย์สิน ที่ดิน บ้าน รถยนต์ หรือธุรกิจที่ต้องกลับมาดูแล (ต้องแนบโฉนดที่ดิน ทะเบียนรถ หรือทะเบียนบ้าน)